viernes, 26 de octubre de 2012

Control Interno fundamental para evitar riesgos y fraudes


Los acontecimientos ocurridos en los últimos años, como los escándalos financieros, la quiebra de importantes empresas y la desaparición de firmas de auditores independientes, han generado un gran interés en el Control Interno, convertido ahora en una necesidad, desde su diseño, implementación y evaluación, tanto por los accionistas como por los reguladores, quienes han establecido reglas más estrictas de supervisión

El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la administración.

El control interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

  • Eficacia y eficiencia de las operaciones.
  • Confiabilidad de la información financiera.
  • Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

De la definición anterior, surgen los siguientes conceptos fundamentales:

  • El control interno es un proceso; es decir, un medio para la consecución de un fin.
  • El control interno es realizado por personas, no se trata solo de establecer manuales y políticas, sino que hay personas quienes las llevan a cabo en cada nivel de la organización.
  • El control interno solo da cierto grado razonable de seguridad, no la seguridad absoluta, a la Dirección y al Consejo de Administración.
  • El control interno facilita la consecución de los objetivos de la entidad.

Es importante considerar, que el control interno no es igual para todas las empresas; la naturaleza y extensión de los controles depende, en gran medida, del tamaño y complejidad de cada organización. Entre mayor y compleja sea esta, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno; en una empresa unipersonal no se requiere de un sistema de control complejo.
El Control Interno no se limita a la información financiera el cumplimiento de sus normas, sino también a las operaciones de gestión del negocio. Esta manera de ver los controles da valor a las tareas de evaluación y perfeccionamiento de los controles internos, y se convierte en responsabilidad de todos. Este enfoque de Control Interno aporta elementos que deben ser de dominio de todos los trabajadores de la organización y se enmarcan dentro de los cinco elementos que analizaremos a continuación:

Componentes del control interno

Según el modelo COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), el control interno consta de cinco componentes:
  • Ambiente de control: es la base de todos los demás componentes del control interno. Son aquellos factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, tales como la actitud de la administración hacia los controles internos establecidos, la integridad, los valores éticos, el estilo de dirección, la estructura organizacional, funcionamiento del Consejo de Administración y sus comités, métodos seguidos por la Dirección para asignar autoridad y responsabilidades, y métodos de control.
  • Evaluación de riesgos: toda organización debe conocer los riesgos a los que se encuentra expuesta, tanto internos como externos, y establecer los mecanismos para identificarlos, analizarlos y administrarlos, ya que pueden impedir el cumplimiento de sus objetivos.
  • Actividades de control: se refiere al establecimiento y ejecución de las políticas y procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos de la organización. Las actividades de control se dan en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
  • Información y comunicación: una comunicación eficaz, que fluya en todas las direcciones hacia el interior de la organización y hacia el exterior con clientes, proveedores, organismos de control, etc., ayudará a la Dirección a gestionar y controlar las actividades de la entidad.
  • Supervisión: un sistema de control interno necesita ser supervisado para comprobar que está operando efectivamente, y así evaluar la calidad del desempeño, junto con su actuación.
El sistema de control interno no es un proceso lineal y en serie donde un componente influye exclusivamente en el siguiente, sino que es un proceso interactivo; es decir, hay una interrelación entre los diferentes componentes.
Nos enfocaremos en este último componente del control interno, la supervisión. Los sistemas de control interno requieren ser supervisados, para ello se debe establecer un proceso que permita comprobar que los controles están operando adecuadamente. Esto implica no sólo revisar que las actividades y transacciones se están llevando a cabo de acuerdo con las políticas establecidas, sino que también se debe evaluar la calidad de su desempeño y si los controles que se tienen establecidos son eficientes y capaces de asimilar los nuevos riesgos, o bien, deben ser modificados.
La supervisión puede ser continua o mediante evaluaciones periódicas separadas o una combinación de ambas. Asimismo, la supervisión continua se da durante el transcurso de las operaciones, mediante las actividades normales de supervisión y dirección, o por las que realiza el personal en el desempeño de sus funciones, tales como: conciliaciones, comparaciones, autorizaciones y otras actividades de rutina.
La evaluación del control interno se lleva a cabo con diferentes alcances y frecuencia, y puede ser realizada por las siguientes instancias:
  • Administración, para efectos de su autoevaluación.
  • Auditores externos, ya sea para dictaminar los estados financieros, o bien para emitir una opinión sobre el control interno.
  • Reguladores (por ejemplo si hay que reportar estados financieros con NIF´s), derivado de sus acciones de supervisión, vigilancia y control.
Aun cuando la administración es responsable del establecimiento y mantenimiento de la estructura de control interno, también lo es de la evaluación del mismo (autoevaluación); esta puede llevarla a cabo mediante sus auditores internos o externos.
Proceso de evaluación
En el proceso de evaluación del control interno es importante que el evaluador entienda cada una de las actividades que realiza la entidad y cada uno de los componentes del sistema de control interno.
Primero tiene que evaluar el diseño de los controles y, posteriormente, la operación de los mismos.
C.P. Bulmaro Crespo